1. 正确运用语气。语气可以揭示撰写者对待读者的态度，它对书面沟通的有效性起到制约的作用。语气很微妙，它不仅受到文化和习俗的影响（如往往某个群体中能够接受的语气，换到另一群体就会变得无法忍受），而且有时还受到权力的影响，如上级对下级友善的表述，反过来用于下级对上级时，会显得傲慢无礼。正确的语气不仅有助于读者正确理解，而且还有利于展示撰写者及其组织的良好形象，保持良好信誉，从而建立与读者的良好关系。
2. 克服书面沟通的心理障碍。撰写者可以通过积极参与公司的活动、掌握各种写作技巧、树立写作信心、就写作问题多与他人交流来克服写作的心理障碍。
3. 对不同个体进行分析。在决定书面沟通前，有必要根据以往与读者的交流经历对其进行个体分析，以便增强针对性，实现有效沟通。