具体做法为：
1. 当拨打者不知道公司的分机号时，就会打总机进行查询，可直接告知分机号，让其重新拨打。
2. 也可以直接将话务转到分机处。
总机与分机应称为虚拟业务电话，做为被叫时，每个电话都有自己的最新号码，作为主叫时需要拨小号，才能打出去，显示的号码是主机的号码。内部使用时既分机叫分机时，只要拨后4位号码就可以。内部通话不收费。在交换机内部被看成一个组来对待，各分机所发生的费用全部记录在主机号码上。
目前有两种方法：一种是使用小交换机，即用户交换机，根据分机数量选定容量，并按分机数量配备一定的外线，以与众网相连。另一种是采用虚拟网技术，即全部分机都接外线，各有一个公众网的号码，分机拨打外线需加拨一个接入号，外线可直接打入分机；同时单位内部另有一个缩位号码，供虚拟网内部通信用。这样可省去小交换机设备及值机人员，通话费与全部是单独外线要少。