一、护照换发应在护照期满前6个月内办理，提前时间最多不可超过1年。护照过期则按补发护照办理。
二、护照换发必须本人亲自来馆申请。逐项填写《中国护照/旅行证/海员证/回国证明书申请表》一份，交本人近期正面免冠护照照片3张，并在照片背面注明本人姓名。照片具体要求为：
1. 正面免冠彩色半身护照照片(光面相纸，尺寸为48毫米X33毫米，头部宽度为21-24毫米，长度为28-33毫米，超出规定尺寸范围的照片不予受理);
2. 照片背景为白色，不接受其它背景颜色及经翻拍的照片、黑白照片或用彩色打印机打印出的照片。
三、提供护照原件及复印件(A4纸)各一份(护照中空白页可不复印，申请补发护照者也可提供带照片的出生公证书复印件)。正在申请签证者需提供移民局的有关信件或其他相关证明(如缴纳申请费收据及复印件一份)。
四、办理护照换发须与当事人至少见面一次，若申请人居住在外地，到馆申请后，可以准备写好回邮地址并贴好邮票的信封，由总领馆将证件寄回。